Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação

by Negreiros, Leandro Ribeiro

Objetivou-se a elaboração de um questionário a ser utilizado por especialistas e arquivistas durante a seleção, aplicação e avaliação de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos de arquivo. A história arquivística foi visitada como forma de discutir o momento da inserção e utilização das tecnologias da informação em arquivos. Os métodos arquivísticos foram analisados para que se pudesse entender que o surgimento e a utilização dos documentos produzidos em meio eletrônico não interferem radicalmente nas práticas arquivísticas. A automação de arquivos foi discutida em dois momentos: 1- a partir daliteratura em língua portuguesa mais eminente; e 2- sob a perspectiva de seleção de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos e as etapas do processo de automação. Por sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos entendeuseuma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de guarda e controles de segurança rigorosos; a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as previsões de um plano de classificação; a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários para a realização das atividades e funções das organizações; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivísticos produzidos. Os requisitos dispostos na especificação MoReq foram utilizados como base para a elaboração do questionário. Realizou-se, assim, um trabalho multidisciplinar com especialistas provenientes da área de arquivologia, ciência da computação e de produtores de software que analisaram, avaliaram e propuseram modificações no questionário além de discutirem, através de entrevistas, o processo de automação de arquivos. A multidisciplinaridade, a terminologia, as especificidades da área de arquivologia e de ciência da computação e o próprio questionário, como instrumento para auxílio na automação de arquivos, são os principais temas discutidos.