E-postfrågor till myndighet : Deskriptiv fallstudie av medborgarnas e-postfrågor inkomna till Försäkringskassan och Landstingets Frågelåda

by Källhammer, Anette

Det blir allt vanligare att samhällsmedborgare kommunicerar med myndigheter via e-post. Med e-post är det möjligt att kontakta myndigheten vilken tid som helst på dygnet, var man än befinner sig, vilket gör att mediet forcerar tidoch rumssbarriären. Försäkringskassans telefonkundtjänst i Östergötland tar emot omkring 150 e-postmeddelanden varje dag och potentialen för att effektivisera e-posthanteringen torde vara stor. Till Landstingets i Östergötlands webbtjänst Frågelådan inkommer omkring 2 frågor per dag. Den genomförda studien syftar till att identifiera möjligheter att effektivisera uppgiften att förmedla efterfrågad information till medborgaren med hög kvalitet, exempelvis genom automatisering eller stöd för hantering av e-post. Inkomna e-postmeddelanden har kartlagts för att se vilka frågor det handlar om. Studien har koncentrerats till Försäkringskassan som hade det största antalet förfrågningar. Frågelådan ställs i relation till analysen av Försäkringskassans e-posthantering. Avsikten med denna uppsats är att ge en beskrivning av e-postförfrågningar som medborgarna ställer till myndigheten. Syftet är att identifiera möjligheter att effektivisera uppgiften att förmedla efterfrågad information till medborgaren med hög kvalitet. I uppsatsen beskrivs vilka problem frågorna innebär för organisationens medarbetare när de svarar på frågorna. Det skildras även om alla förfrågningar behöver ha ett personligt svar. De svårigheter man ställs inför med tanke på standardisering och automatisering av svaren redogörs också för. Utfallet av denna studie är att det ofta är svårt att lämna ett enkelt svar direkt till medborgaren. Frågorna innehåller ofta personliga uppgifter som måste tas hänsyn till och många gånger behövs kompletterande uppgifter från medborgaren för att lämna ett korrekt svar. I dagsläget har telefonkundtjänsts medarbetare olika sätt att lösa avsaknad av information i e-postmeddelanden. De kan ta ärendet per telefon, svara med villkor eller i e-postsvaret be om kompletterande uppgifter. De olika sätten att svara på dessa meddelanden innebär både för- och nackdelar. För att hantera bristande information i inkommande e- postmeddelanden skulle man kunna inrikta sig på att inhämta nödvändig information från medborgaren för att göra den manuella svarshanteringen effektivare. Nyckelord